Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Hva er trinn og modell for kommunikasjonsprosesser?



Finn Ut Antall Engel

What is Communication Process Steps & Model

Når to eller flere mennesker utveksler meldinger, deltar de i den grunnleggende kommunikasjonsprosessen. Høres enkelt ut, ikke sant. Imidlertid er kommunikasjonsprosessen egentlig ganske kompleks. Ikke bare har den flere komponenter, men klarheten og konteksten til meldingen kan påvirkes positivt eller negativt av flere faktorer.

Det er viktig å forstå kommunikasjonsprosessen for å kunne kommunisere effektivt og unngå feiltolkning. I denne artikkelen vil vi se på komponentene i kommunikasjon og kommunikasjonsprosessmodellen. Deretter vil vi utforske organisatoriske kommunikasjonsmetoder og prosesser. Til slutt vil vi diskutere e-postkommunikasjonsprosessen.

Innholdsfortegnelse


  • 1 Komponenter for kommunikasjon
    • 1.1 Kontekst
    • 1.2 Avsender / koder
    • 1.3 Melding
    • 1.4 Middels
    • 1.5 Mottaker (dekoder)
    • 1.6 Tilbakemelding
  • 2 Kommunikasjonsprosessmodell
    • 2.1 Fem grunnleggende trinn i kommunikasjonsprosessmodellen
  • 3 Organisatoriske kommunikasjonsmetoder og prosesser
    • 3.1 Kommunikasjonsprosess via e-post
    • 3.2 Hold e-posten din kortfattet
  • 4. Konklusjon
    • 4.1 Relaterte innlegg

Komponenter i kommunikasjon

Kommunikasjon er en prosess for utveksling av verbale og ikke-verbale meldinger. Vi kan identifisere kommunikasjon ved å definere dens komponenter som følger:

Kontekst

Kontekst er miljøet der kommunikasjonen foregår og inkluderer organisering, kultur og fellesskap. I tillegg påvirker ekstern stimuli, for eksempel møter, uformelle samtaler, e-post, memoer, etc. og interne stimuli som meninger og følelser konteksten. Først når man vurderer alle aspekter av kontekst, kan man kommunisere effektivt.

Avsender / koder

Avsenderen bruker en kombinasjon av ord, symboler, grafer og bilder for å kommunisere. Foredragsholderen er koderen i muntlig kommunikasjon, og forfatteren er koderen i skriftlig kommunikasjon.

Beskjed

Informasjonen som utveksles mellom avsender og mottaker skaper en melding, enten forsettlig eller utilsiktet. Avsenderen av meldingen må vurdere konteksten for at meldingen skal være forståelig. I tillegg må meldingen inneholde klart språk, med nødvendige definisjoner, eksempler eller grafikk for å sikre forståelse.

Medium

Mediet - kanalen som meldingen sendes gjennom - kan være elektronisk, lyd eller trykke. Valget av medium er påvirket av:

  • Forholdet mellom avsender og mottaker
  • Meldingens natur

Bruk et muntlig medium når meldingen haster, personlig eller når øyeblikkelig tilbakemelding er ønsket. Bruk et skriftlig medium når det er teknisk, formelt eller må dokumenteres.


Mottaker (dekoder)

Lytteren eller kommunikasjonsleseren tolker meldingen. Mottakeren påvirkes av kontekst, så vel som eksterne og interne stimuli. Hvis mottakeren har partiske meninger, eller misforståelser, kan det hende at meldingen ikke blir mottatt riktig. Holdning og personlighet påvirker også mottakeren.

Tilbakemelding

Tilbakemelding er svaret fra mottakeren - deres reaksjon på kommunikasjonen. Stillhet kan være en form for tilbakemelding, eller mottakeren kan svare muntlig eller skriftlig. Tilbakemelding brukes for å bekrefte at meldingen ble forstått og at eventuelle nødvendige tiltak ble utført.

Alle komponentene må fungere effektivt for at kommunikasjonsprosessen skal være fullført og formidle det tiltenkte budskapet.

Kommunikasjonsprosessmodell

Communication Process Model

Kommunikasjonsprosess refererer til utveksling av informasjon (en melding) mellom to eller flere personer. For at denne utvekslingen skal lykkes, må begge parter ha evnen til å utveksle informasjon og forstå hverandre. Kommunikasjon mislykkes hvis informasjonsflyten er blokkert av en eller annen grunn, eller hvis de som prøver å kommunisere ikke kan gjøre seg forstått. For å forstå hva kommunikasjon er - dens formål og verdi - må vi forstå kommunikasjonsprosessmodellen.

Fem grunnleggende trinn i kommunikasjonsprosessmodellen

Trinn 1 Sett målene dine før du engasjerer deg i kommunikasjon eller begynner å formidle et budskap.

  • Hva er / er mål (er)?
  • Hvilken handling vil du at personen som mottar meldingen skal gjøre, når de først har forstått meldingen?
  • Hvorfor er budskapet viktig?

Steg 2 Identifiser mottakerne (målgruppen) for kommunikasjonen.

  • Gjør det mulig å skreddersy budskapet ditt for optimal forståelse.
  • Lar deg målrette mot de som er passende for å motta meldingen.

Trinn 3 Velg din kommunikasjonsmetode.


  • Baser valget ditt på hva du prøver å oppnå.
  • Vurder ferdighetsnivået til mottakeren (e).
  • Velg et passende skjema, dvs. telefon, e-post, powerpoint-presentasjon, etc.

Trinn 4 Tenk på mottakeren (e).

  • Din mottaker (e) nivå av kompetanse og forståelse.
  • Hvordan de lærer og mottar informasjon best, dvs. visuelt, muntlig osv.
  • Kombiner kommunikasjonsmetoder for å møte behovene til alle mottakere, dvs. utdelinger med verbale forklaringer.

Trinn 5 Konform kommunikasjonen din til tilbakemeldingene du mottok.

  • Se etter en konsensus om forståelse
  • Endre meldingen din, kommunikasjonstype, stil, tone osv. Når tilbakemelding mottas.

Kommunikasjonsprosessen kan påvirkes av hvordan informasjonen overføres, mottas og tolkes på to måter:

  • Bråk . Enhver form for forstyrrelse som påvirker meldingen som blir sendt, mottatt eller forstått.
  • Fysiologisk støy. Distraksjon forårsaket av hvordan vi tenker og føler, dvs. tretthet, hodepine, sult eller andre faktorer.
  • Fysisk støy . Miljøinterferens, for eksempel støy fra andre, folkemengder, høye eller lave temperaturer og lys eller svak belysning.
  • Psykologisk støy . Ens følelse og personlighet påvirker hvor effektiv kommunikasjon og tolkning er, dvs. defensive følelser, opptatt eller fordommer.
  • Semantisk støy . Ord må forstås gjensidig for at kommunikasjon skal skje. Teknisk språk eller sjargong kan forårsake forvirring.
  • Kontekst . Innstillingen og situasjonen - fysisk, kulturell eller sosial - der kommunikasjonen foregår, kan påvirke vellykket utveksling av informasjon.

Kommunikasjonsprosessmodellen hjelper oss å definere hvem som er involvert i kommunikasjon og hva som må skje. Det er et rammeverk som vi kan bygge vellykket individuell og organisatorisk kommunikasjon på.


Organisasjonsmessige kommunikasjonsmetoder og prosesser

Organizational Communication Approaches and Processes

Selv om det finnes mange definisjoner av organisasjonskommunikasjon, vil vi for våre formål definere organisasjonskommunikasjon som å sende og motta meldinger i en bestemt setting eller miljø (organisasjon) for å oppnå felles, individuelle mål blant innbyrdes forbundet.

Prosessen med organisasjonskommunikasjon innebærer sending og mottak av meldinger skriftlig (ikke-verbalt) eller personlig (muntlig). Mye av organisasjonskommunikasjon innebærer overføring av informasjon. Mer kompleks kommunikasjon, for eksempel å løse konflikter, krever imidlertid muligheten til å behandle mening og forhandle ved å bruke organisasjonens regler.

Enten kommunikasjonen anses som enkel eller mer kompleks, for at forståelse skal finne sted, må budskapet være klart, konsist og unngå politisk eller kulturelt marginaliseringsspråk. Organisasjoner må modellere effektive kommunikasjonsevner i:

  • Intervju
  • Å skape positive arbeidsforhold
  • Resultatevalueringer
  • Konfliktløsning
  • Beslutningstaking
  • Stressmestring
  • Organisasjonssosialisering
  • Individuelle og gruppepresentasjoner
  • Kommunikere med eksterne publikum

Organisasjonskommunikasjon er kontekstuelt og kulturelt avhengig når folk overfører meldinger og informasjon skriftlig, elektronisk og ansikt til ansikt. Organisasjonens art og funksjon (kontekst) påvirker kommunikasjonen. I tillegg har hver organisasjon sin egen unike kultur. For at kommunikasjon skal lykkes i organisasjonen, må både kontekst og kultur falle sammen og jobbe sammen.

Organisasjonskommunikasjon bygger relasjoner internt med medlemmer av organisasjonen og med den eksterne offentligheten. Suksessen til en organisasjon er avhengig av medlemmers evne til å kommunisere effektivt. Ansatte trenger evnen til å være dyktige i offentlig presentasjon, lytting og mellommenneskelig kommunikasjon for å lykkes med å kommunisere i en organisasjon. En vellykket organisasjon vil gi opplæring for å sikre de ansattes suksess.

Organisasjonskommunikasjon kommer organisasjoner til gode på flere måter:

  • Akklimatisere personell til endringer
  • Fullføre oppgaver med prosedyrer, policyer og reguleringer som støtter kontinuerlig, daglig drift
  • Gjennomføre oppgaver relatert til spesifikke roller og ansvar for salg, tjenester og produksjon
  • Å utvikle relasjoner for vellykket kommunikasjon med tanke på arbeidsglede, moral og individuelle holdninger
  • Planlegger, koordinerer og kontrollerer ledelsesdriften

Det er viktig å forstå tilnærminger og prosesser i organisasjonskommunikasjon for å utvikle og foredle kommunikasjon av ansatte. Hver organisasjon må definere sin egen tilnærming for effektiv kommunikasjon, og definere prosessene de vil sette i verk for å styrke både intern og ekstern kommunikasjon.

Organisasjoner må ha kompetente formidlere for vellykket daglig drift. Fra selskapets nettsted, gjennom medarbeiderhåndboken, til et avslutningsintervju, må alle aspekter av kommunikasjon i en organisasjon samarbeide for å kommunisere organisasjonens intensjon, kultur og forpliktelser til både internt og eksternt personell.

E-postkommunikasjonsprosess

E-post er det valget mange tar som medium for å levere en melding. Selv om det er raskt og relativt enkelt å bruke, må man sørge for at de forstår prosessen og formålet med e-postkommunikasjon for å kunne bruke den effektivt.

Det er fem komponenter i e-postkommunikasjon:

# 1 Avsenderen

Vellykket e-postkommunikasjon krever at avsenderen (også kalt kilden eller kommunikatoren) koder meldingen med en kombinasjon av grafer, symboler, ord og bilder for å oppnå ønsket respons.

# 2 Mottakeren

Mottakeren (tolken) forstår avsenderens e-postmelding ved å avkode og tolke den.

# 3 Meldingen

Meldingen eller innholdet i e-posten er informasjonen avsenderen ønsker å videresende til mottakeren.

# 4 Medium

Mediet, også kalt kanalen, er middelet man velger å overføre meldingen. Med e-post er mediet datamaskinen eller mobiltelefonen.

# 5 Tilbakemelding

Når e-posten er blitt overført, mottatt og forstått, anses alle svar som indikerer forståelse fra mottakeren - enten muntlig eller skriftlig - som tilbakemelding. Tilbakemelding hjelper oss å avgjøre om vi har oppnådd formålet vårt.

E-post gjør det enkelt å kommunisere med andre når som helst og når som helst, spesielt med bruk av smarttelefonen. I tillegg har mottakeren muligheten til å svare umiddelbart. Men sammen med fordelene med denne kommunikasjonsmetoden, kommer det noen problemer. Vi må huske at e-post er et kommunikasjonsverktøy og ikke tillater det å drive handlingene våre, men heller bruke det for å oppnå kommunikasjonsmålene våre. Å gjøre dette:

Hold e-posten din kort

Folk forventer at e-postkommunikasjon er direkte og til poenget. De første linjene skal formidle intensjonen med e-posten din og gi mottakeren beskjed om et svar om nødvendig, ettersom mange systemer tillater mottakeren å lese begynnelsen på en e-post før den åpnes.

  • Vær profesjonell. Det spiller ingen rolle hvem e-postadressen din er adressert til - sjefen din, ansettelseslederen eller en medarbeider - innholdet ditt skal være profesjonelt når det gjelder innhold og sammensetning. Ikke bruk tekst på lingo, smilefjes, forvirrende skrifter eller grafikk som ikke er en del av samtalen. Hvis du gjør det, blir det mindre sannsynlig at innholdet blir lest og tatt på alvor.
  • Være høflig. Begynn aldri e-posten med en kommando, men bruk heller en hilsen, for eksempel 'Hei' og navnet på mottakeren. Unngå å bruke alle store bokstaver eller utropstegn, da det formidler skrik. Lukk e-posten med et 'Takk,' etterfulgt av navnet ditt.
  • Ikke la e-post erstatte kommunikasjon ansikt til ansikt. Noen samtaler fungerer bedre personlig. Ikke bruk e-post for å unngå ansikt til ansikt kommunikasjon. Hvis e-postmeldingen ikke er det beste valget for kommunikasjon, velger du en alternativ metode. For å være effektiv, må e-postkommunikasjon være tydelig, kortfattet og forståelig. Følgende e-postkommunikasjonsprosess er med på å garantere at e-posten din er et effektivt kommunikasjonsverktøy.
  • Definer formålet med e-posten din. Hvis du gjør det, hjelper du deg å bestemme om du til og med skal bry deg om å sende meldingen. Forsikre deg om at formålet ditt er tydelig angitt i første avsnitt.
  • Bestem hvilken handling du vil motta e-posten du skal ta
  • Fullfør en oppgave, dvs. ringe noen eller bestille noe.
  • Svar med den forespurte informasjonen.
  • Les e-posten, uten svar.
  • Bestem deg for om du trenger støtteinformasjon. Identifiser og legg til all støttende dokumentasjon eller informasjon.
  • Bruk emnelinjen til å oppsummere meldingens intensjon. Fullfør emnelinjen etter at du har skrevet e-posten. Forsikre deg om at meldingens innhold er oppsummert, da dette oppfordrer mottakeren til å åpne og svare på meldingen.

E-postkommunikasjon spiller en betydelig rolle i ens daglige arbeidsliv, og beriker og letter virksomheten med muligheten til å utveksle informasjon uavhengig av beliggenhet og tid. Imidlertid klager ansatte ofte over det store antallet e-postmeldinger de mottar, og som de må iverksette tiltak. I tillegg betyr muligheten til å bruke e-post når som helst at ansatte ofte har tid borte fra jobb avbrutt med organisasjons-e-post. Ansatte trenger en følelse av personlig kontroll for å unngå arbeidsrelatert stress, og dette utvides til ens evne til å motta og svare på e-post hvis og når det er relevant.

Konklusjon

Kommunikasjon er en prosess for overføring og mottak av meldinger, både verbale og ikke-verbale. Siden effektiv kommunikasjon er en dialog ikke en monolog, er den bare effektiv hvis den bringer ønsket respons fra mottakeren. For å være en vellykket formidler, må man formidle informasjon, tanker og følelser på en tilstrekkelig måte for å motivere, undervise og informere andre. Man må velge det beste mediet, kjenne mottakeren og bruke tilbakemeldinger for å overvåke effektiviteten av kommunikasjonen og endre den deretter. Å bruke informasjonen og verktøyene i denne artikkelen kan hjelpe en med å forstå og bruke kommunikasjonsprosessen for å være en effektiv formidler.