Når to eller flere mennesker utveksler meldinger, deltar de i den grunnleggende kommunikasjonsprosessen. Høres enkelt ut, ikke sant. Imidlertid er kommunikasjonsprosessen egentlig ganske kompleks. Ikke bare har den flere komponenter, men klarheten og konteksten til meldingen kan påvirkes positivt eller negativt av flere faktorer.
Det er viktig å forstå kommunikasjonsprosessen for å kunne kommunisere effektivt og unngå feiltolkning. I denne artikkelen vil vi se på komponentene i kommunikasjon og kommunikasjonsprosessmodellen. Deretter vil vi utforske organisatoriske kommunikasjonsmetoder og prosesser. Til slutt vil vi diskutere e-postkommunikasjonsprosessen.
Innholdsfortegnelse
Kommunikasjon er en prosess for utveksling av verbale og ikke-verbale meldinger. Vi kan identifisere kommunikasjon ved å definere dens komponenter som følger:
Kontekst er miljøet der kommunikasjonen foregår og inkluderer organisering, kultur og fellesskap. I tillegg påvirker ekstern stimuli, for eksempel møter, uformelle samtaler, e-post, memoer, etc. og interne stimuli som meninger og følelser konteksten. Først når man vurderer alle aspekter av kontekst, kan man kommunisere effektivt.
Avsenderen bruker en kombinasjon av ord, symboler, grafer og bilder for å kommunisere. Foredragsholderen er koderen i muntlig kommunikasjon, og forfatteren er koderen i skriftlig kommunikasjon.
Informasjonen som utveksles mellom avsender og mottaker skaper en melding, enten forsettlig eller utilsiktet. Avsenderen av meldingen må vurdere konteksten for at meldingen skal være forståelig. I tillegg må meldingen inneholde klart språk, med nødvendige definisjoner, eksempler eller grafikk for å sikre forståelse.
Mediet - kanalen som meldingen sendes gjennom - kan være elektronisk, lyd eller trykke. Valget av medium er påvirket av:
Bruk et muntlig medium når meldingen haster, personlig eller når øyeblikkelig tilbakemelding er ønsket. Bruk et skriftlig medium når det er teknisk, formelt eller må dokumenteres.
Lytteren eller kommunikasjonsleseren tolker meldingen. Mottakeren påvirkes av kontekst, så vel som eksterne og interne stimuli. Hvis mottakeren har partiske meninger, eller misforståelser, kan det hende at meldingen ikke blir mottatt riktig. Holdning og personlighet påvirker også mottakeren.
Tilbakemelding er svaret fra mottakeren - deres reaksjon på kommunikasjonen. Stillhet kan være en form for tilbakemelding, eller mottakeren kan svare muntlig eller skriftlig. Tilbakemelding brukes for å bekrefte at meldingen ble forstått og at eventuelle nødvendige tiltak ble utført.
Alle komponentene må fungere effektivt for at kommunikasjonsprosessen skal være fullført og formidle det tiltenkte budskapet.
Kommunikasjonsprosess refererer til utveksling av informasjon (en melding) mellom to eller flere personer. For at denne utvekslingen skal lykkes, må begge parter ha evnen til å utveksle informasjon og forstå hverandre. Kommunikasjon mislykkes hvis informasjonsflyten er blokkert av en eller annen grunn, eller hvis de som prøver å kommunisere ikke kan gjøre seg forstått. For å forstå hva kommunikasjon er - dens formål og verdi - må vi forstå kommunikasjonsprosessmodellen.
Trinn 1 Sett målene dine før du engasjerer deg i kommunikasjon eller begynner å formidle et budskap.
Steg 2 Identifiser mottakerne (målgruppen) for kommunikasjonen.
Trinn 3 Velg din kommunikasjonsmetode.
Trinn 4 Tenk på mottakeren (e).
Trinn 5 Konform kommunikasjonen din til tilbakemeldingene du mottok.
Kommunikasjonsprosessen kan påvirkes av hvordan informasjonen overføres, mottas og tolkes på to måter:
Kommunikasjonsprosessmodellen hjelper oss å definere hvem som er involvert i kommunikasjon og hva som må skje. Det er et rammeverk som vi kan bygge vellykket individuell og organisatorisk kommunikasjon på.
Selv om det finnes mange definisjoner av organisasjonskommunikasjon, vil vi for våre formål definere organisasjonskommunikasjon som å sende og motta meldinger i en bestemt setting eller miljø (organisasjon) for å oppnå felles, individuelle mål blant innbyrdes forbundet.
Prosessen med organisasjonskommunikasjon innebærer sending og mottak av meldinger skriftlig (ikke-verbalt) eller personlig (muntlig). Mye av organisasjonskommunikasjon innebærer overføring av informasjon. Mer kompleks kommunikasjon, for eksempel å løse konflikter, krever imidlertid muligheten til å behandle mening og forhandle ved å bruke organisasjonens regler.
Enten kommunikasjonen anses som enkel eller mer kompleks, for at forståelse skal finne sted, må budskapet være klart, konsist og unngå politisk eller kulturelt marginaliseringsspråk. Organisasjoner må modellere effektive kommunikasjonsevner i:
Organisasjonskommunikasjon er kontekstuelt og kulturelt avhengig når folk overfører meldinger og informasjon skriftlig, elektronisk og ansikt til ansikt. Organisasjonens art og funksjon (kontekst) påvirker kommunikasjonen. I tillegg har hver organisasjon sin egen unike kultur. For at kommunikasjon skal lykkes i organisasjonen, må både kontekst og kultur falle sammen og jobbe sammen.
Organisasjonskommunikasjon bygger relasjoner internt med medlemmer av organisasjonen og med den eksterne offentligheten. Suksessen til en organisasjon er avhengig av medlemmers evne til å kommunisere effektivt. Ansatte trenger evnen til å være dyktige i offentlig presentasjon, lytting og mellommenneskelig kommunikasjon for å lykkes med å kommunisere i en organisasjon. En vellykket organisasjon vil gi opplæring for å sikre de ansattes suksess.
Organisasjonskommunikasjon kommer organisasjoner til gode på flere måter:
Det er viktig å forstå tilnærminger og prosesser i organisasjonskommunikasjon for å utvikle og foredle kommunikasjon av ansatte. Hver organisasjon må definere sin egen tilnærming for effektiv kommunikasjon, og definere prosessene de vil sette i verk for å styrke både intern og ekstern kommunikasjon.
Organisasjoner må ha kompetente formidlere for vellykket daglig drift. Fra selskapets nettsted, gjennom medarbeiderhåndboken, til et avslutningsintervju, må alle aspekter av kommunikasjon i en organisasjon samarbeide for å kommunisere organisasjonens intensjon, kultur og forpliktelser til både internt og eksternt personell.
E-post er det valget mange tar som medium for å levere en melding. Selv om det er raskt og relativt enkelt å bruke, må man sørge for at de forstår prosessen og formålet med e-postkommunikasjon for å kunne bruke den effektivt.
Det er fem komponenter i e-postkommunikasjon:
# 1 Avsenderen
Vellykket e-postkommunikasjon krever at avsenderen (også kalt kilden eller kommunikatoren) koder meldingen med en kombinasjon av grafer, symboler, ord og bilder for å oppnå ønsket respons.
# 2 Mottakeren
Mottakeren (tolken) forstår avsenderens e-postmelding ved å avkode og tolke den.
# 3 Meldingen
Meldingen eller innholdet i e-posten er informasjonen avsenderen ønsker å videresende til mottakeren.
# 4 Medium
Mediet, også kalt kanalen, er middelet man velger å overføre meldingen. Med e-post er mediet datamaskinen eller mobiltelefonen.
# 5 Tilbakemelding
Når e-posten er blitt overført, mottatt og forstått, anses alle svar som indikerer forståelse fra mottakeren - enten muntlig eller skriftlig - som tilbakemelding. Tilbakemelding hjelper oss å avgjøre om vi har oppnådd formålet vårt.
E-post gjør det enkelt å kommunisere med andre når som helst og når som helst, spesielt med bruk av smarttelefonen. I tillegg har mottakeren muligheten til å svare umiddelbart. Men sammen med fordelene med denne kommunikasjonsmetoden, kommer det noen problemer. Vi må huske at e-post er et kommunikasjonsverktøy og ikke tillater det å drive handlingene våre, men heller bruke det for å oppnå kommunikasjonsmålene våre. Å gjøre dette:
Folk forventer at e-postkommunikasjon er direkte og til poenget. De første linjene skal formidle intensjonen med e-posten din og gi mottakeren beskjed om et svar om nødvendig, ettersom mange systemer tillater mottakeren å lese begynnelsen på en e-post før den åpnes.
E-postkommunikasjon spiller en betydelig rolle i ens daglige arbeidsliv, og beriker og letter virksomheten med muligheten til å utveksle informasjon uavhengig av beliggenhet og tid. Imidlertid klager ansatte ofte over det store antallet e-postmeldinger de mottar, og som de må iverksette tiltak. I tillegg betyr muligheten til å bruke e-post når som helst at ansatte ofte har tid borte fra jobb avbrutt med organisasjons-e-post. Ansatte trenger en følelse av personlig kontroll for å unngå arbeidsrelatert stress, og dette utvides til ens evne til å motta og svare på e-post hvis og når det er relevant.
Kommunikasjon er en prosess for overføring og mottak av meldinger, både verbale og ikke-verbale. Siden effektiv kommunikasjon er en dialog ikke en monolog, er den bare effektiv hvis den bringer ønsket respons fra mottakeren. For å være en vellykket formidler, må man formidle informasjon, tanker og følelser på en tilstrekkelig måte for å motivere, undervise og informere andre. Man må velge det beste mediet, kjenne mottakeren og bruke tilbakemeldinger for å overvåke effektiviteten av kommunikasjonen og endre den deretter. Å bruke informasjonen og verktøyene i denne artikkelen kan hjelpe en med å forstå og bruke kommunikasjonsprosessen for å være en effektiv formidler.