15+ tips Hvordan du kan forbedre kommunikasjonsevnen

Kommunikasjon innebærer mer enn bare å utveksle informasjon. For å være en effektiv formidler må du forstå publikum, måle tone og volum, se på kroppsspråket ditt og bruke noen andre kommunikasjonsevner. Denne artikkelen forklarer ikke bare hva som utgjør effektiv kommunikasjon, men presenterer også ferdighetene som kreves for å være en effektiv formidler.

Innholdsfortegnelse

• 1 Grunnleggende effektive kommunikasjonsevner
  • 1.1 Planlegg og forbered hva du kommer til å si
  • 1.2 Kjenn publikum
  • 1.3 Bruk kroppsspråk effektivt
  • 1.4 Sett en god tone og tale tempo
  • 1.5 Øve
• 2 Lytteferdigheter for effektiv kommunikasjon
• 3 Å bli en flott effektiv kommunikator
  • 3.1 Uttrykke takknemlighet og ros
  • 3.2 Koble til lytter (e)
  • 3.3 Forbli positiv
  • 3.4 Fokuser på det ønskede resultatet
  • 3.5 Gi og be om tilbakemelding
  • 3.6 Anta beste intensjoner
  • 3.7 Oppfølging etter kommunikasjonen
• 4 Effektiv skriftlig kommunikasjon
  • 4.1 Hold nøyaktige merknader
  • 4.2 Planlegg svarene
  • 4.3 Les og svar på hele kommunikasjonen
  • 4.4 Kontroller svarene for riktig staving og grammatikk
• 5 Barrierer for effektiv kommunikasjon
  • 5.1 Relaterte innlegg

Noen mellommenneskelige kommunikasjonsevner gjelder i alle situasjoner. Andre gjelder bare i din karriere eller i ditt personlige liv. Hvis du opplever et av følgende problemer på jobb, må du sannsynligvis forbedre kommunikasjonsevnen.

• Skader andres følelser
• Ofte blir misforstått
• Problemer når det kreves teamarbeid
• Mangel på karrierefremmelse

Dårlige kommunikasjonsevner forårsaker ofte ekteskapelige problemer. Det kan være lurt å ha bedre samtaler i ditt sosiale liv eller forbedre din evne til å kommunisere på jobb. Uansett hvilke effektive kommunikasjonsbehov du har, vil følgende informasjon hjelpe deg med å finne ut om du har effektive kommunikasjonsevner og forbedre dem du finner ut er ineffektive.

Grunnleggende effektive kommunikasjonsevner

Enten du kommuniserer en-mot-en eller presenterer en melding til en gruppe, det er visse grunnleggende effektive kommunikasjonsevner som er gjeldende i enhver talende situasjon. Se hvilke av følgende effektive kommunikasjonsevner du allerede har, og legg til de du mangler.

Planlegg og forbered hva du kommer til å si

Planlegg gruppepresentasjoner og personlige samtaler i forkant. Selv om en presentasjon som virker spontan er ønskelig, er det ingenting galt å stole på et manus inntil du utvikler denne ferdigheten. Hvis kommunikasjon på stedet er nødvendig, ta en pause og ta et øyeblikk til å tenke deg om før du snakker. Når du driver med kommunikasjon, snakk alltid tydelig og ærlig, da du vil tjene respekten til den som lytter til deg.

Tenk på hva du kan dele i personlige samtaler. Morsomme historier fungerer alltid bra, spesielt hvis de handler om noe som har skjedd med deg i det siste. Hold deg unna kontroversielle emner - politikk, religion osv. - og sørg for at du gir den andre personen en sjanse til å snakke. Spørsmål fungerer bra, bare hold dem lette og relativt ikke-personlige.

Forsikre deg om at du bare bruker ord du er kjent med. Hvis du skriver ut en presentasjon, grammatikk og stavekontroll før du presenterer den. Målet ditt er å bli lett forstått av publikum.

Kjenn din målgruppe

Hva du sier og hvordan du sier det er mer effektivt hvis det er designet for publikum du snakker med. Du bør bruke en annen tone og kommunikasjonsstil med familien, sjefen din og kollegene. Samtaler er forskjellige med venner og de vi ikke kjenner. Effektive formidlere vet hvordan de skal holde lytterne oppmerksomhet og respektere deres perspektiv når de snakker.

Bruk kroppsspråk effektivt

Selv når du ikke snakker, kommuniserer du hele tiden med kroppsspråket ditt. Hvis du lærer å bruke kroppsspråk effektivt og lese andres kroppsspråk, vil du kunne kommunisere. For eksempel:

• Mangel på øyekontakt viser distraksjon eller uinteresse.
• Suking og gjesping er vanligvis tegn på mental eller fysisk tretthet eller kjedsomhet.
• Kryssede armer eller banker på føttene eller fingrene indikerer at du eller lytteren er u involvert i samtalen eller er sint.

Disse ikke-verbale signalene indikerer at du eller lytteren din ikke er åpne for produktiv kommunikasjon.

Bruk kroppsspråket ditt som ansiktsuttrykk, kroppsholdning og kroppsbevegelse for å legge til innholdet i meldingen din og forsterke det du sier. Bare å nikke eller riste på hodet kan gi mening til innholdet. I tillegg bør du vurdere alder, følelsesmessig tilstand og kulturell bakgrunn for lytteren (e).

Still en god tone og tale tempo

Bruk passende volum og tone for effektiv kommunikasjon. Snakk høyt nok når du henvender deg til en gruppe til å bli hørt, men tone volumet ned i en privat samtale. Din stemmetone skal også gjenspeile følelser; snakk aldri i en monoton. Tonen din skal være forskjellig for forskjellige aldre, gruppestørrelser og kommunikasjonsemner.

Effektive kommunikatører vet hvordan de skal tempoet i talen sin. Snakk tydelig og oppsummer hvert ord. Hvis du trenger å gjøre det, ta en pause for å samle tankene dine. Husk at stillhet ikke nødvendigvis er en dårlig ting; du vil ha kontroll over hva du sier.

Øve på

Den beste måten å forbedre dine kommunikasjonsevner på er å øve. Velg situasjoner med lav risiko for å praktisere ferdighetene du lærer til du føler deg komfortabel med en større gruppe. Sosiale situasjoner der du ikke kjenner mange deltakere er et godt sted å starte. Se reaksjonene fra lytterne dine for å finne ut hvor godt du bruker effektiv kommunikasjon. De neste seksjonene vil diskutere viktigheten av gode lytteferdigheter for effektiv kommunikasjon og dele hvordan du kan utvikle disse ferdighetene.

Lytteferdigheter for effektiv kommunikasjon

Effektive kommunikatører innser samtale involverer både effektiv tale og lytting. Lær å være engasjert i hva taleren sier ved å utvikle følgende ferdigheter

• Fokuser helt på høyttaleren.
• Forstå følelsene som blir kommunisert.
• Se etter ikke-verbale signaler - tone og volum av stemme, kroppsspråk, etc.
• Dra nytte av dine fysiske evner:
• Lytt med høyre øre for å aktivere venstre side av hjernen din, som behandler emosjonell og taleforståelse.
• Stå rett med haken ned for å plukke opp høyere frekvenser av tale.
• Len eller vipp hodet mot høyttaleren.
• Ikke avbryt, men vent til personen som snakker er ferdig med tanken.
• Svar på det som blir sagt med nikker, smil og korte kommentarer, som 'Virkelig?' 'Jeg ser,' osv.

Du trenger ikke å være enig i alt en person sier. Du trenger imidlertid å vise respekt for andres meninger. Aktiv lytting innebærer ikke bare å ta hensyn til det som blir sagt, men å sette dommer til side og å reagere objektivt på andres kommunikasjon. Vi skal nå se på hvordan en effektiv formidler reagerer og binder med andre.

Å bli en flott effektiv kommunikator

Meget vellykkede kommunikatører vet hvordan de effektivt kan svare på andres kommunikasjon. Ved å gjøre det hjelper man å danne et bånd, hvis ikke med kommunikatøren, med innholdet i meldingen. Den virkelig effektive kommunikatøren går ekstra langt, og får ikke bare mest mulig ut av hver samtale de driver med, men gir også lytterne en minneverdig opplevelse. Følgende tips vil hjelpe en til å bli ikke bare en effektiv formidler, men en flott en!

Uttrykke takknemlighet og ros

Når du snakker med en gruppe eller blir involvert i en lang samtale, uttrykk din takknemlighet for den tiden lytteren (e) gir deg. I tillegg gjenkjenner, kommenterer eller kompliment alle innspill lytterne dine gir. Dette hjelper med å bygge rapport, et viktig kjennetegn på effektiv kommunikasjon.

Koble til lytteren din

Dette konseptet tar å bli kjent med publikum til et nytt og større nivå. Sted for samtalen eller talen, emnet og til og med lytterens utseende kan gi ledetråder som gjør det mulig for deg å koble deg sammen på et personlig nivå. Bare sørg for å unngå kontroversielle temaer som politikk og religion.

Forbli positiv

Effektive kommunikatører vet viktigheten av å forbli positive. Å gjøre slik:

• Unngå negativisme eller klager.
• Se på språket for å sikre at kritiske og angripende ord eller uttrykk ikke blir brukt.
• Hvis du må uttrykke misnøye eller bekymring, gjør det med snille og oppmuntrende ord - en utfordring, men mulig.

Fokuser på det ønskede utfallet

En effektiv formidler vet hvilket resultat de vil oppnå før de begynner å kommunisere. Hvis du gjør det, hjelper du deg å være med på temaet og endre retningen på samtalen, om nødvendig. Definer hva du ønsker å oppnå før du begynner å snakke. Er du for eksempel:

• Formidle fakta
• Trenger å løse en konflikt
• Søker råd
• Sosialt liming

Utfallet du ønsker å oppnå, bestemmer flyt og innhold i samtalen.

Gi og be om tilbakemelding

Å be om innspill og tilbakemeldinger er med på å bekrefte vellykket kommunikasjon ved å fortelle deg at du har blitt hørt og forstått. Bruk spørsmål og uttrykk som:

• Så du har sagt ja til det. . .
• Det høres ut som du sier. . .
• Hva mener du . . .?
• Forstår jeg deg riktig?

Å klargjøre lytteren kobler seg til det du sier er avgjørende for effektiv kommunikasjon. Du kan også gjenta de andre personens siste ord for å holde seg engasjert og bekrefte at du lytter.

Anta beste intensjoner

Noen ganger er det vanskelig å bestemme den tiltenkte tonen i noens kommunikasjon. Forutsatt at foredragsholderne og lytterne har gode intensjoner, unngår du sinne og fiendtlighet. Dette er spesielt viktig med skriftlig kommunikasjon, siden du ikke kan vurdere ikke-verbale ledetråder. Hvis du tror kommunikasjonen er designet for å sinne eller irritere deg, er det best å svare med forståelse og vennlighet. Hvis du ønsker det, kan du be om avklaring av talerens motiv og intensjon for kommunikasjonen.

Oppfølging etter kommunikasjonen

En flott formidler vet viktigheten av oppfølging etter en presentasjon eller samtale. På slutten av all kommunikasjon, klargjør fremtidige handlinger og ansvarlighet. Dette inkluderer:

• Evaluering av svar
• Bekreftelse av frister
• Avklaring av ansvar
• Setter forventninger

Avslutt samtalen med uttrykk for takknemlighet, med et smil og et vennlig ord, hvis relevant og passende. Hvis du gjør det, åpnes døren for effektiv kommunikasjon med din lytter (e) i fremtiden.

Effektiv skriftlig kommunikasjon

Hold nøyaktige merknader

Effektive kommunikatører kjenner farene ved ikke å skrive ned ting. Uansett hvor flott du synes hukommelsen din er, er det potensialet til å glemme viktige punkter etter å ha snakket eller hørt til andre. Hvis tanken på å bruke penn og papir får deg til å krype, tekst selv eller føre elektroniske notater. Husk å legge til datoen for samtalen og hvem den var med.

Planlegg svarene

Svar så snart som mulig på tekst, e-post og telefon og skrevne meldinger. Mange synes det er praktisk å sette av et bestemt tidspunkt på dagen for å svare på all kommunikasjon på en gang. Andre kan gjøre det hver annenhver tredje time. Velg en plan som fungerer for deg og hold deg til den. Hvis du gjør det, blir det lettere for dem du kommuniserer med regelmessig å vite når du kan forvente svaret.

Les og svar på hele kommunikasjonen

Unngå å lese eller lytte til bare en del av kommunikasjonen, da det blir feilfortolkninger og misforståtte svar. I tillegg kreves det ekstra tid for å rydde opp i problemer som oppstår ved utilstrekkelig lesing av skriftlig kommunikasjon. Svarene dine skal være klare, konsise og bestå av nummererte lister og kulepunkter etter behov. En klar forståelse avledet av en fullstendig lesning, sammen med en rask, klar, kortfattet respons, unngår misforståelse og virker uprofesjonell.

Sjekk svarene for riktig staving og grammatikk

Når du oppretter en skriftlig melding eller respons, må du lese nøye hva du har skrevet, og sjekk for stavefeil og grammatikkfeil. I tillegg må du sørge for at meldingen tydelig kommuniserer det du vil si nøyaktig. Et dårlig skrevet dokument vil ikke oppnå målet ditt om å være en effektiv formidler.

Barrierer for effektiv kommunikasjon

Det er noen barrierer for effektiv mellommenneskelig kommunikasjon man må være klar over og unngå. Vurder følgende:

• Distraksjoner . Sett bort mobilen. Flytt om nødvendig til et sted roligere.
• Unødvendige samtalefyllere . Å si “um”, “du vet” eller “å” gjentatte ganger gjennom samtalen ødelegger lytterens interesse.
• Mangel på empati . Lytterne kan avgjøre om du mangler empati, og ordene dine mister viktigheten for dem.
• Tap av selvkontroll . Hvis en del av en samtale gjør deg sint, og du ikke kan opprettholde selvkontrollen, ta en pause om nødvendig for å roe deg.
• Understreke . Følelser av stress hemmer effektiv kommunikasjon. Stress kan være et resultat av nervøsitet når du presenteres foran en stor gruppe eller snakker med en person du ikke kjenner. Pust dypt, samle tankene dine og fortsett når du er avslappet.

Gode ​​kommunikasjonsevner hjelper en i både deres personlige og profesjonelle liv. Effektive kommunikasjonsevner forbedrer dine evner til å samhandle mer profesjonelt med andre. Både verbale og skriftlige kommunikasjonsevner kan læres og forbedres. Å følge informasjonen og tipsene i denne artikkelen vil forbedre dine skriftlige og talende personlige kommunikasjonsevner i både forretningsmessige og sosiale situasjoner. Den er mulig å lære å kommunisere effektivt.